O que são Ajudas de Custo?

As Ajudas de Custo constituem um apoio financeiro fornecido pelo empregador, que têm como principal objetivo compensar as despesas de deslocações de âmbito profissional.

Estas despesas podem englobar gastos com:

• Transporte / Deslocações;
• Alimentação;
• Alojamento.

Este apoio pode cobrir apenas uma parte ou a totalidade dos gastos que são suportados pelo trabalhador.

Estes custos devem ser suportados pela empresa, sendo que a mesma pode optar por pagar de duas formas:

• Adiantadamente;

OU

• Fazê-lo, no máximo, 30 dias após a apresentação dos comprovativos dos gastos por parte do trabalhador.

Atenção: Para ser reembolsado destes custos, o trabalhador deve sempre apresentar ao empregador as faturas que comprovam essas despesas, com o respetivo número de contribuinte (NIF) da empresa.

As ajudas de custo são iguais para o setor público e para o setor privado?

As ajudas de custo são definidas para o setor público, mas o setor privado usa-as como referência.

Ou seja, não existe uma legislação sobre as ajudas de custo que se aplique, especificamente, ao setor privado. Desta forma, a maioria das empresas tem como referência a lei que estabelece as normas para a Função Pública (Decreto-Lei nº 106/98).

Esta lei prevê:

• Os tipos de deslocações para as quais são pagas ajudas de custo;
• As distâncias mínimas a partir das quais o trabalhador é reembolsado pelas suas despesas.

Assim, existem dois tipos de deslocações sujeitas ao pagamento de ajudas de custo:

• Diárias: distância percorrida tem de ser superior a 20 quilómetros (a contar desde o local habitual de trabalho);
• Por dias consecutivos: distância mínima percorrida de 50 quilómetros.

As empresas podem praticar valores diferentes daqueles que estão definidos pelo Estado.

Neste caso, quando as ajudas de custo ultrapassam os valores referidos acima, passam a estar sujeitas a IRS.

Quais são os valores de referência?

1. Alimentação

As ajudas de custo têm como referência o subsídio de refeição, que é de 6,00€ por dia.

No entanto:

• até ao valor de 9,60€ diários, as empresas estão isentas do pagamento de IRS, se o subsídio for pago através de cartões ou vales de refeição.
• se for pago em dinheiro, limite de isenção mantém-se nos 6,00€ (acima deste valor tem de pagar imposto).

2. Alojamento

O reembolso é feito mediante a apresentação de recibos, desde que:

• o trabalhador tenha pernoitado num “estabelecimento hoteleiro até 3 estrelas ou equivalente”;
• e desde que o local tenha “celebrado acordo com o Estado”.

Este reembolso tem um limite máximo de 50,00€. Em alternativa, a ajuda de custo é paga a 50,00%.

3. Deslocações

O reembolso destas despesas depende de vários fatores:

• Horário;
• Duração da deslocação;
• Transporte que o trabalhador utiliza;
• Distância percorrida;
• Cargo profissional;
• Se a viagem se realiza em território nacional ou no estrangeiro.

Recorda-se mais uma vez que todas estas regras são exclusivas ao setor público, mas servem de referência para as organizações privadas.

3.1. Percentagem paga nas deslocações

• Nas deslocações diárias:
  • 25,00% se a deslocação se realizar (integralmente ou parcialmente) entre as 13 e as 14 horas ou entre as 20 e as 21 horas;
  • 50,00% se a deslocação implicar alojamento.

• Nas deslocações por dias sucessivos:

O valor a pagar por cada quilómetro de deslocação depende do meio de transporte utilizado pelo trabalhador e já inclui despesas com combustível, portagens e estacionamento.

Assim, temos os seguintes valores por quilómetro/transporte em:

• automóvel próprio: 0,40€
• veículo motorizado não automóvel: 0,14€
• automóvel de aluguer com 1 trabalhador: 0,38€
• automóvel de aluguer com 2 trabalhadores: 0,16€ (a cada um)
• veículos públicos ou automóvel de aluguer, com 3 ou mais trabalhadores: 0,12€ (a cada um)

3.3. Limites diários

• Em território nacional:
  • trabalhadores em geral da função pública: 62,75€
  • administradores, gerentes, membros do Governo e quadros superiores: 69,19€

• No estrangeiro:
  • trabalhadores em geral da função pública: 148,91€
  • administradores, gerentes, membros do Governo e quadros superiores: 167,07€

As ajudas de custo estão sujeitas a impostos?

Em determinadas situações pode haver lugar ao pagamento de impostos (IRS e SS), nomeadamente:

• se o valor das ajudas de custo for igual ou inferior ao limite máximo definido pela função pública, fica isento do pagamento de impostos;

MAS

• se o valor fixado for ultrapassado, há lugar ao pagamento de impostos que incide sobre a diferença entre o valor da despesa apresentada e o teto fixado por lei.

Neste último caso, as ajudas de custo devem ser declaradas em sede de IRS, como rendimentos da Categoria A.

É possível deduzir as ajudas de custo para efeitos de IRC?

As empresas podem deduzir as ajudas de custo em sede de IRC, desde que as mesmas sejam faturadas a clientes.

Caso contrário, é preciso apresentar um mapa itinerário, através do qual seja possível efetuar o controlo das deslocações a que se referem os gastos.

Este mapa é normalmente conhecido por Mapa de Quilómetros.

De acordo com o Artigo 23.º – A do CIRC, esses mapas devem indicar:

• os locais;
• tempos de permanência;
• o objetivo da deslocação.

Se a viagem é feita na viatura própria do trabalhador, o mapa deve conter, para além dos elementos referidos acima:

• a identificação do veículo,
• a identificação do proprietário do veículo;
• os quilómetros percorridos.

Outras ajudas de custo: despesas de representação

Segundo o Código do IRS, “consideram-se despesas de representação, nomeadamente, os encargos suportados com receções, refeições, viagens, passeios e espetáculos oferecidos no país ou no estrangeiro a clientes ou a fornecedores ou ainda a quaisquer outras pessoas ou entidades”.

Estes gastos encontram-se sujeitos a tributação autónoma à taxa de 10,00%. Mas, se a empresa apresentar prejuízos fiscais, já ficará sujeita a uma taxa de 20,00%.